¶ Vad är Continia Document Output
Att manuellt skicka och skriva ut dina dokument är en felbenägen och tidskrävande process - du kan snabbt förlora en översikt över dina utgående dokument. Du kan också av misstag skicka ett dokument som innehåller känslig information till fel företag! Continia Document Output är en tidsbesparande lösning för Microsoft Dynamics 365 Business Central-användare. Det minskar dina komplicerade manuella processer – hjälper dig att skapa och hantera alla dina utgående dokument och hålla en översikt över alla skickade och utarbetade dokument.
Continia Document Output är en Microsoft Dynamics 365 Business Central-app som tillhandahåller hela lösningen för Document Output.
Nyckelfunktioner i Document Output
· Automatisera och effektivisera distributionen av dina affärsdokument
· Designa e-postmeddelande och öka flexibiliteten med 20 färdiga mallar
· Säg adjö till avbrott i arbetsflödet genom att skriva ut eller skicka dokument i förutbestämda intervaller
Fördelar med Document Output
· Alla utgående dokument loggas som gör det möjligt för dig att granska dina e-postaktiviteter
· Du kan signera eller lösenordsskydda PDF-filer för att säkerställa total säkerhet och giltighet
· Kombinera dokument av en enda typ (t.ex. fakturor) till en PDF för att ge kunderna en enkel överblick
¶ Setup
¶ Krav
För att installera Continia Document Output behöver nedan vara installerat:
· Continia Core
· Continia Delivery Network
· Continia Document Capture 365
· Continia Document Capture 365 OnPremise
¶ Aktivera Continia Document Output
När Continia Document Output är installerat behöver man söka efter > Continia Lösningsadministration och välja “Aktiviera lösning”.
¶ Document Output assisterad installationsguide
När modulen är aktivierad, sök > Document Output assisterad installationsguide
¶ Arbeta med e-postmallar
Redigera dina e-postmallar.
Sök > E-post mallar, välj en mall att redigiera i listan och välj Redigera i fältet ovan.
· Rapport-ID: Ange rapportnumret för den här mallen. Rapporten används för att skapa PDF-filen som är bifogad i e-postmeddelandet.
· Fält för mallvariant nr: Anger fältnumret som användsför olika mallvarianter. Du kan inte använda både det här fältet och dimensionskod samtidigt.
· Dimensionskod: Anger den dimensionskod som du kan använda som en variant på mallraden. En e-postmall kan ställas in för varje dimension. Du kan inte använda både det här fältet och fältet Mallvariant samtidigt.
· Fält för e-postmottagare: Anger fältnumret, som måste innehålla ett kundnummer, leverantörsnummer eller kontaktnummer, från vilket e-postmottagare ska hämtas. OBS! Om du inte vill använda tabellen E-postmottagare anger du 0 i det här fältet.
· Från e-post: anger hur du hittar e-postadressen från (avsändare). Välj mellan de fyra alternativen i rullgardinsmenyn.
¶ Redigera e-postmallrader
Continia Document Output levereras med flera färdiga e-postmallar så att du kan börja skicka dokument omedelbart.
Välj en e-postmall i listan som du vill redigera och välj redigera. Scrolla längst ner på sidan E-post mall för att nå E-post mallrad. Här kan man skapa flera olika rader, kombinerat med språkkod och mallvariantvärdekoden.
Viktigt! Lämna alltid första raden tom i språkkod och mallvariantvärdekod således kommer den tomma raden tillämpas som standardmall för dem dokument som inte faller inom någon av de varianter som definerats under E-post mallrad.
För att redigera och anpassa e-postmeddelandet, signatur och ämnesfält behöver du göra följande:
- Välj relaterad E-postmallrad > Redigera HTML-mall
- När du har justerat HTML-mallen, välj > Spara e-postmall.
¶ Skapa e-postjobb
I Document Output används e-postjobb för att ersätta manuell körning av automatisering. De uppgifter som är associerade med ett e-postjobb skickas till dokumentkön när e-postjobbet körs.
- Sök på E-post projekt och välj > Ny
- I Projekt nr ange beskrivande namn för e-postjobbet och Typ > Välj E-postmall samt rätt mallkod i E-post mallkod.
- Aktivera i kryssrutan för att aktiviera jobbet
- Jobbkön som kör alla aktivierade E-post Projekt är följande: 6175283 CDO NAV App.ServerE-MailJobMgt
Två standard e-postjobb som du finns under E-post Projekt är följande:
· Kö skickar alla dokument från dokumentkö
· Delete-Log rensar loggposter som är äldre än x dagar för att begränsa logglagringen.
OBS! Inställningen för hur lång tid man vill lagra loggposter sätter du upp under varje E-post mall.
¶ Flöde / Flow
Beskriv hur produkten används. Skapa en rubrik per flöde.
¶ Skicka ett dokument
Skicka ett dokument.
Sök på relaterat dokument > Välj > Document Output > Skicka E-post. Under fliken > Document Output logg finner du information om vem, vad och när dokumentet skickades till e-post mottagaren.
¶ Skicka alla obehandlade dokument
De flesta dokument som Continia Document Output ger stöd för har en samlad vy för alla obehandlade dokument. Ex. Obehandlade bokförda fakturor, Obehandlade bokförda kreditordrar, Obehandlade bokförda utleveranser etc.
Sök på > Obehandlade bokförda fakturor
Vyn gör det möjligt för dig att se vilket/vilka dokument som blivit bokförda men ännu inte skrivt ut/skickats. Via vyn kan du välja > Skriv ut/E-post alla. Det innebär att alla dokument som finns i listan kommer att E-post om en E-post mottagare finns tillgänglig.
Viktigt! Vill du inte skicka samtliga dokument, måste du med hjälp av filter, filtrera fram dem dokument du vill skicka, sedan välja > Skriv ut/E-post alla således kommer endast dem filtrerade dokumenten behandlas.
I menyn finns det även möjlighet att > Öppna e-post. Det innebär att du öppnar upp det relaterade dokument e-postmall som gör det möjligt för dig att lägga till att justera för det enskilda fallet genom att ex. lägga till bilaga eller ändra i HTML-mallen för det specifika fallet. Välj Mail > Skicka för att slutligen e-posta.
¶ Felsökning
Samla här hur felsökning sker. Om det finns särskilda program/sidor för det. Beskriv hur de kan lösa problemen.
¶ Bra att veta
Tillsammans med Document Output och ytterligare en modul Continia Delivery Network, så kan du använda Business Central för att skicka fakturor och kreditfakturor som elektroniska dokument i validerade XML-filer direkt till PEPPOL-nätverket utan behov av en tredjepartsoperatör.
Document Output är byggt direkt i Business Central och ger en sömlös användarupplevelse för alla användare av Dynamics, både nya och erfarna. Det är enkelt att integrera och konfigurera och levereras med en mängd funktioner för att göra ditt liv enklare.